Die Mainsite GmbH & Co.KG ist die Betreibergesellschaft des Industrie Centers Obernburg, Europas größtem und am stärksten diversifiziertem Chemiefaserstandort.
201 - 500
Chemieindustrie
Erlenbach am Main
Als IT-Dienstleister ist die Mainsite GmbH & Co. KG ist verantwortlich für die Hardware, den Betrieb und den Service der SAP-Anwendungen SAP HCM Payroll, Time, and Travel. Aus Projektsicht bestand die Herausforderung darin, die Unternehmen in die bestehenden Kunden und Prozesse von Mainsite zu integrieren, um größtmögliche Synergieeffekte zu erzielen.
Obwohl es sich bei der absoluten Mitarbeiterzahl um eher kleine Unternehmen handelt, war die Komplexität der Aufgabe extrem hoch. Bei den Unternehmen handelt es sich um Industrieunternehmen mit Angestellten und Arbeitern, Schichtbetrieben mit komplexem Zeitmanagement und COVID-19-bedingter Kurzarbeit.
Es gab große Unterschiede in den Lohn-, Zeit- und Ausgabenarten, den Verarbeitungsschemata und -regeln sowie den Grundeinstellungen für das Customizing. Die Stamm- und Verarbeitungsdaten sollten ohne Rückrechnung, aber mit einer 10-jährigen Historie migriert werden.
„Ein Projekt dieser Größe und Komplexität war für uns absolutes Neuland. Zum Glück haben wir mit Triple A einen außergewöhnlich kundenorientierten Partner mit jahrelanger Projekterfahrung gefunden, der sich durch herausragende Expertise, Zuverlässigkeit und Engagement von der Planung bis zur Umsetzung auszeichnet.“
Zur technischen Unterstützung der Projektarbeit wurden Tools der Accenture Software GmbH ausgewählt. Für die Migration wurden das Accenture Clone & Test Tool und die Migration Pack-Erweiterung verwendet. Das Accenture Clone & Test Tool in Verbindung mit dem Migration Pack unterstützt Unternehmen bei der Planung von SAP-Release-Änderungen, SAP-Upgrades, der Zusammenführung verschiedener SAP-Systeme (zum Beispiel nach einer Fusion oder Übernahme) oder dem Outsourcing von Systemen im Falle des Verkaufs von Unternehmensteilen.
Mit dem Accenture Migration Pack können Datenfelder während der Implementierung/Migration schnell und effizient zusammengeführt und bei Bedarf konvertiert werden. Mithilfe der Konvertierungsregeln können auch komplexe Sachverhalte abgebildet werden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die generierten Konvertierungsprogramme mit Ihrer eigenen Codierung zu erweitern. Mit diesen Tools könntest du die endgültige Migration über verschiedene Testmigrationen (Wiederholungsläufe) angehen und so eine reibungslose GoLive garantieren.
„In einer äußerst angenehmen und vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen und dem Projektteam wurden für alle Anforderungen sinnvolle und praktikable Lösungen entwickelt. Somit wurde das Projekt trotz der Corona-bedingten Umstände termingerecht und zur vollsten Zufriedenheit abgeschlossen.“
Fast unmittelbar zu Beginn des Projekts trat ein neuer und ungebetener Spieler dem Projekt bei: Corona. Dieser Umstand zwang uns, das gesamte Projekt über Microsoft Teams und Fernzugriff auf die SAP-Systeme durchzuführen, mit Ausnahme des Kick-Offs und eines Workshops im Sommer.
Im Grunde war das Projekt in die Bereiche Projektmanagement, Technologie, Lohnabrechnung, Zeitmanagement und Reisekosten gegliedert.
Aufgrund der Pandemie-Situation wurden fast alle Sitzungen, Tagesordnungen und Lenkungsausschusssitzungen über MS-Teams durchgeführt. Trotz aller anfänglichen Bedenken hat sich dieses Verfahren als äußerst praktisch erwiesen. Der übliche persönliche Kontakt könnte durch die höhere Flexibilität und schnellere Erreichbarkeit kompensiert werden.
Im Bereich der technischen Migration entschied sich das Projekt für den Einsatz von Tools von Accenture. Mit dem Migration Pack, einer Erweiterung des weit verbreiteten Clone & Test, können Sie den alten Datenbestand anhand vorgegebener Kriterien (z.B. Feldauswahl) analysieren und anschließend durch die Definition von Konvertierungstabellen in die Struktur des Empfangssystems übertragen. Die Migration konnte in mehreren Testläufen immer wieder verbessert werden, sodass nur ein kleiner Teil der produktiven Migration manuell überarbeitet werden musste. Insofern hat der Einsatz des Tools Zeitvorteile und Effizienzsteigerungen gebracht, die auch das Vertrauen der Kunden in die Umstellung erhöht haben.
Im Bereich der Lohnbuchhaltung mussten die unterschiedlichen Herangehensweisen der beiden SAP-Systeme bis ins kleinste Detail aufeinander abgestimmt werden. Um die Komplexität ein wenig zu skizzieren, werden hier nur die wichtigsten Aspekte kurz erwähnt: Durchschnittswerte mit unterschiedlichen Bewertungsgrundlagen, Abwesenheitsbewertung, KuG, Formulare, ATZ, Lohnarten, Modifikatoren, Schemata und Regeln, Aliquotierung und Buchung in verschiedenen SAP-Systemen auf verschiedenen Instanzen.
Ähnlich sah es im Bereich Zeitmanagement aus. Obwohl alle Beteiligten im Bereich der Tarifverhandlungsregeln in der chemischen Industrie tätig sind, gab es immer noch große Unterschiede in den Zeitmodellen, den Systemen und Regeln und nicht zuletzt natürlich bei der Bewertung der Zeitlohnarten. Die Formulare mussten ebenfalls angepasst werden. Obwohl sich die Unternehmen am gleichen Standort befinden, war die Zeiterfassung unterschiedlich geregelt und musste im Rahmen des Projekts am 1. Januar 2021 um 0:00 Uhr unter Berücksichtigung neuer Personalzahlen auf ein einheitliches Verfahren umgestellt werden. Nicht zuletzt entschied sich der neue Dienstleister Mainsite im Rahmen des Projekts dafür, sein Urlaubsmanagement auf Kleingärten umzustellen.
Im Zusammenhang mit den Reisekosten waren vergleichsweise nur geringfügige Anpassungen erforderlich, wodurch das Verfahren auf die Anwendung von Pauschalbeträgen und eine Zahlung im Rahmen der Lohnabrechnung umgestellt wurde.
„Die gute Mischung aus langjähriger Arbeits- und Projekterfahrung, sowohl auf Seiten des Kunden als auch auf Seiten des Beratungspartners, hohem persönlichen Engagement, kurzen und direkten Entscheidungswegen und dem Einsatz praktischer Tools haben es uns ermöglicht, das Projekt trotz schwieriger Umstände pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuschließen.“
